世界で一番やさしい資料作りの教科書

本の内容(あらすじ)

あの鈴川葵が帰ってきた。入社4年目になった彼女は、今度はプレゼンに悩んでいる。職場のコミュニケーションを、資料作りを通して変えていく。コンサルタントの父が授けた「資料作りの7つのStep」「コミュニケーションの3つのお作法」などを実践し、相手に自分の主張を伝える極意を身に付けていく―。一枚ものの資料は3stepで完成。キーメッセージが全ての軸になる…プレゼンが伝わる、手戻り・修正なし。誰にも教わらなかった“伝え方”の鉄則がわかる!若手女子の成長物語から学ぶシリーズ第2弾!!

 

感想 / 本書の学び / 評価（★5満点）

評価：★★★★★

 

印象に残った内容（抜粋）

• • 一枚ものの資料作りの3つのSTEP
    • 資料は何かを伝えるためにある
    • だから、伝えたいことが主役であり、図表はおまけ
  • Step1：キーメッセージを資料の一番上に書く
    • キーメッセージは3つの質問で明らかにする
      • これはXXさんに見せる資料ですよね？
      • 結局、この資料で「XX」ってことが伝えたいんですよね？
      • その結果、「XX」と言ってもらえればいいですよね？
  • Step2：ボディーを考える
    • 図表はあくまで補足や脇役と考える
    • 2つの質問で自問自答する
      • キーメッセージに加えて、何があると伝わりやすいか？
      • キーメッセージだけだと、どんな疑問を持たれそうか？
  • Step3：電子化する
    • ボディーの構造が決まるまで、パソコンは立ち上げない
    • 考えは神にまとめて、仕上げはパソコンで
  • レビュー時にMUST指摘と、趣味直しを切り分ける
    • MUSTの指摘：これでは伝わらない。だから書き直さないとマズイ
    • WANTの指摘：伝える上で致命的ではないが、こう直した方がより伝わりやすい
    • 趣味の指摘：伝えることにはほぼ影響しない。ただこう直した方がセンスがいい、自分好み
  • 良い依頼の３つの条件
    • 動作が明確
      • どういう状態になれば「明確になった」と言えるのか？
        • 「体の動かし方」がイメージできること
    • 期限が明確
      • 「いつまでに」やるか、どれくらい「工数」をかけるか、を確認する
    • 目的と背景が明確
      • 目的や背景をしる必要があるのか？
        • 主体的に動くためにも、目的と背景を確認せよ
          上手く伝えられれば、相手のやる気を引き出せる
          「なぜやるのか」を自分の言葉で語れる状態を作る
    • お仕事引き受けスクリプト
      • 目的と背景
        • オープンな聞き方
          • なぜこれが必要なんですか？
          • 何に使うんですか？
        • 仮説を持った聞き方
          • XXのためにこれが必要だという理解であっていますか？
      • 動作
        • オープンな聞き方
          
          • 具体的にどう動けばいいですか？
        • 仮説を持った聞き方
          • XXして、△△した後、○○するイメージで会っていますか？
      • 期限
        • オープン
          • いつまでに、どれくらい時間をかけてやればいいですか？
          • XXまでに、△△時間くらいかけてやるイメージで合っていますか？
      • 話し手側の心得
        • 発言に見出しを付ける
          •  まず、「しようとしていること」を伝える（結論・要点）
            • XXの相談/報告/確認をしたいです
            • XXについて困っていまして、とりあえず話を聞いてもらいたいです
            • 質問です。相談です。確認です。困っています。
        • 語尾をはっきりさせる
          • 発言の語尾を言い切る（日本語は文末で意味が決まる）
            • だと考えています。
            • ということを懸念しています。
            • が問題だと思っています。
            • を変えるべきだと思っています。
        • 質問にストレートに答える
          • まず、質問に答える（言い訳は禁止）
            • Yesです/Noです。
            • 遅れています/予定通りです。
            • 遠慮は無用
      • 聞き手側の心得
        
        • 発言に見出しをつける
          • ダラダラと話を始めたら・・・話を止めてやさしく確認
        • 語尾をはっきりさせる
          • 語尾がふわふわしていたら・・・その先を促す
        • 質問にストレートに答える
          • 質問に答えてくれなかったら・・・答えだけ求める
            • ストレートに答えると？
            • まず、YesかNoかで答えると、どっち？
      • 「伝わる」資料を組み立てる7つのStep
        • Step1　発散
          • 自分が話したいことを、思いのままに書き出す
        • Step2　主張と要望
          • 言いたいこと＋相手にしてほしいことを一言で表現する
            • 主張：要するにXXです。
              　　　　　だから
              要望：XXをしてください。
        • Step3　相手の状態
          • コミュニケーションの相手と、その人の状態・状況を明確にする
            • 相手は誰？
            • 何を期待している？
            • 何を知っている？
            • 何を知らない？
            • 何を疑問に思う？
        • Step4　シナリオ
          • Step1で出した情報をスライドごとに内容を分割し、構成を決める
        • Step5　ラフスケッチ
          • パワーポイントに落とし込んだ時のラフスケッチを描く
        • Step6　電子化
          • Step5までの情報を基に、パワーポイントのスライドを作る
        • Step7　レビュー
          • 一晩寝かせ、聞き手の気持ちで読み返して修正する