世界で一番やさしい会議の教科書 入社２年目の女子がグダグダ会議を変える！ - 榊巻 亮

本の内容(あらすじ)

「生涯会議時間」は３万時間。グダグダ会議で人生を無駄にしたくないッ！ 入社２年目の若手社員がコンサルタントの父の指南を受けて会議のカイゼンに挑戦する物語を通して、会議をうまく進める方法をわかりやすく解説する。【「TRC MARC」の商品解説】

3万時間。企業に勤めるあなたが一生涯で会議に費やす時間です。
これほどの膨大な時間を費やしているにもかかわらず、効率的でまともな会議はなかなかないのが実情です。


本書の主人公、鈴川葵は入社2年目のごく普通の女の子。
自分の部署でおこなわれる「グダグダ会議」にふと疑問を抱きます。

「なぜ、会議はこんなにつまらないのだろう・・・」
そのことをきっかけに、彼女は会議で小さな改革を始めます。

最初は、「たった一言」を口にするだけの小さな改革。

しかし、そこから確実に会議は変わり始めます。
小さなチャレンジを実直に積み重ねていくことによって、彼女は部署全員を巻き込み会議改革を成功させ、そして大きな成果を生み出していきます。

何をすれば会議が変わるのか、実際にどう変わっていくのか？
物語を通して、分かりやすく会議改革のやり方を解説していきます。

 

感想 / 本書の学び / 評価（★5満点）

評価：★★★★★

 

印象に残った内容（抜粋）

• ファシリテート：容易にする・促進する
• ファシリテーション：あるゴールを達成するための活動を、促進する・容易にするための技術
• 会議ファシリテーション：何かを決めることを促進する・容易にする技術

 

• やるべきこと
  1. 【決まったことが明確になってない】
     •  会議の終わりに「決まったこと」、「やるべきこと」を確認する
       • 参加者全員の認識合わせ
       • 決まったこと、やるべきことの抜け漏れ防止 
       • やるべきことは「誰が」、「いつまでに」、「何をするか」を明確にする
  2. 【時間通り終わらない】
     •  会議の終了条件を確認する
       • どういう状態になったら会議終了！いえるのか確認する
       • 誰もがイメージできる状態を考える
     • 課題ごとの時間配分を確認する
       • 時間内に収まりそうなのか確認する
       • 途中で残り時間を宣言する
         • 時間内に収める意識を最大化できる
  3. 【議論がかみ合ってない】
     • 会議中に書く３つのこと
       議論が「見える」ようになる 
       1. 意見：発言をそのまま書く
       2. 論点：質問や課題を「問」として明記する
       3. 決定事項：決まったことを「結」として明記する
• ファシリテーターは中立か？
  • ファシリテーターは自分の意見をもって、積極的に発言していいが意見を押し通すのはよくない
• 新しいことをやるときは、抵抗がついてくる
  • 笑いながら「すぐ終わります」といえば大丈夫
  • 必ず司会者として場を仕切る必要はない
• 資料の読み上げは禁止
  • 一番無駄な時間、個々で黙読する方がはるかにはやい
• 会議の目的
  • 「目的は議論すること」、「目的は情報を共有すること」は不明瞭
    • 「議論して結論をだしたい」、「情報を共有して全員が機器を使える状態にしたい」など終了基準で考えてほしい
• 終了基準設定の例
  • 【X】新商品の概要を説明する
  • 【△】新商品の概要を理解した状態になる
  • 【〇】営業課長が、新商品の概要を部下に説明できる状態
• 最初始めるときによく失敗すること
  • フレームワークなど高度なことから始める
  • いきなり会議の進行役を買って出る・進行役を置こうとする
  • 会議の目的を偉そうに確認する
    • 「これが確認できたら会議終了って考えていいんでしたっけ、ちょっと理解がおいついていなくて。。。」くらいが調度いい
  • 課題解決の5つの階層
    
    1. 事象：何が起こっているのか
    2. 問題：具体的にどう困るのか
    3. 原因：なぜそれが発生するのか
    4. 施策：どんな解決策があるのか
    5. 効果：どの施策が効果が大きいのか
  • 黙っている人の5分類
    後から物言いが付いたりするので、発言してない人はきちんとケアする（聞く）
    
    • 議論についていけない
    • 何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
    • 何かいいたいことがあるが遠慮している
    • 他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくていい
    • 議論に興味がない
  • 時間が足りなくなった時の対処
    時間切れの前に対処を参加者と同意する
    
    • 時間を延ばす
    • なんとかピッチを上げて時間内に収める
    • 別の機会に再度議論する
    • メールなどで、対面せずに議論する
  • ファシリテーターは完璧である必要はない
    • 間違っても、否定されてもその結果参加者の理解が進み議論が進むならよし
• Prep（準備）
  • Purpose
    • 終了条件（どうなったら会議終了と言えるのか？）
      • 例：満足度低下の原因と、そうなった理由が明らかになった状態
  • People
    • 参加者（終了条件を満たすために必要な参加者はだれか？）
  • 参加者の状態（参加者は何を知っていて、何をしらないか？）
    • 例：評判が下がった原因はしらない
      　　オペレーター数は不足してないと思っている
  • 参加者が抱く疑問・不満（何を疑問に思うか、何を不満に思うか）
    • 例：満足度が下がったのは、オペレーターのせいじゃない
      　　人手不足だけど、ちゃんと対応している
      　　お客さんはコールセンターの何に不満を持っているか
  • 一般参加者としてはPrep（準備）することは難しい
  • 余計な参加者はマイナスの影響を与える